Enterprise Search

Eine leistungsfähige Suche ist der Herzschlag im Intranet.

Die integrierte Suche in IntelliEnterprise erfasst alle strukturierten und unstrukturierten Informationen im Intranet und zeigt die Suchergebnisse sekundenschnell an. Tausende von Dokumenten. In einer Sekunde durchsucht.

Die Suche basiert auf einem Index-Katalog, der jedes neue Dokument oder jede neue Datei, die in IntelliEnterprise hinzugefügt wird, sofort indiziert. Der Katalog umfasst sowohl alle Eigenschaften der jeweiligen Informationsart als auch den Volltext bei unstrukturierten Daten, wie zu Beispiel Dateien, sowie auch die Inhalte von strukturierten Daten wie zum Beispiel Datenbanksätze.

Sehen, was Benutzer nicht finden!
Die Suche stellt außerdem auch Berichte über alle ausgeführten Suchanfragen zur Verfügung. Diese Suchberichte leisten einen entscheidenden Beitrag um sowohl die Qualität der Informationen als auch die Struktur im Intranet fortlaufend und nachhaltig zu verbessern.

Funktionen im Spotlight

Intranet Suche

Volltext Suche in Word Dokumenten, Excel Mappen, Powerpoint Präsentationen, Acrobat-PDF-Dateien, HTML Dokumenten und Datensätze aus allen IntelliEnterprise Applications.

Filter

Neben jedem Suchergebnisse werden weitere Filter zur Verfeinerung der Suchergebnisse angezeigt. Filter wie zum Beispiel Tags (Schlagworte), Autor, Communities, ermöglichen Benutzern das Suchergebnis im Context mit weiteren Informationen zu verfeinern oder neue Informationen, die mit dem Suchergebnis im Zusammenhang stehen, zu entdecken.

Discovery

Neben den reinen Suchergebnissen zeigt IntelliEnterprise auch verwandte Tags (Schlagworte), Benutzer und Communities, die mit dem Suchergebnis im Context stehen, an. Dadurch können Benutzer die Suchergebnisse weiter verfeinern und neue Ergebnisse oder Zusammenhänge zu einem Suchbegriff erkunden.

Such Benachrichtigung

Benutzer können sich für einen Suchbegriff Email Alerts einrichten. Jedes Mal, wenn zu diesem Begriff neue Ergebnisse hinzu kommen, erhält der Benutzer eine automatisierte E-Mail mit den neuen Ergebnissen.

Sichere Suche

Suchergebnisse werden immer unter der Berücksichtigung der jeweiligen Benutzer-Berechtigungen angezeigt. Niemals können Benutzer Suchergebnisse sehen, für die sie nicht gleichzeitig auch die Zugriffsberechtigung haben.

Externe Quellen

Fast jede relationale Datenbank kann auch als externe Informationsquelle in die Suche integriert werden. Die Details eines Datensatzes werden dann in den Suchergebnissen angezeigt.

Suchanfragen-Analyse

In IntelliEnterprise werden automatisch Berichte zu den von den Benutzern nachgefragten Suchbegriffen und Ergebnissen erstellt. Durch die Analyse ausgeführter Suchanfragen kann sowohl die Qualität der Suchergebnisse beurteilt werden, als auch erkannt werden, welche Inhalte im Intranet nicht gefunden wurden. Diese Berichte sind somit ein effizientes Werkzeug um den Content oder die gesamte Struktur Ihres Intranets weiter zu optimieren.

Context

Context macht aus Content Informationen

Das Intranet wird nur dann zum Erfolg, wenn Benutzer Informationen auch sehen, finden und verstehen. Den Benutzer einfach und schnell mit den richtigen Informationen zu verbinden, ist heutzutage die größte Herausforderung für alle Intranet-Initiativen. Unsere Antwort hierzu lautet: Context.

Erst Context zeigt dem Benutzer warum eine Datei oder ein Dokument erstellt wurde, ob hierzu noch weitere relevante Informationen existieren und ob und wann eine Datei oder Dokument verändert wurde und wer dafür verantwortlich ist.

Die richtige Information zu finden ist ohne Context oftmals dem Zufall überlassen.

Ohne Context stehen Informationen nur isoliert für die Benutzer zur Verfügung. Es ist vergleichbar mit der Suche nach einem Straßennamen im Inhaltsverzeichnis. Man erfährt, dass die Straße existiert und in welchem Planquadrat die Straße zu finden ist. In welcher Gegend sich die Straße befindet, wie lang die Straße ist und welche Straßen zu der Straße hinführen, kann man aus dem Eintrag alleine nicht erkennen. So wie eine Straße auf einem Straßenplan all diese Informationen darstellt, so stellt Context ein zusammenhängendes Bild für Informationen dar.

Context hilft Benutzern nicht nur die Information schneller zu finden sondern bietet auch weiterführende Informationen an um Zusammenhänge zu erkennen, neue Einblicke zu erhalten oder Informationen zu vertiefen.

In IntelliEnterprise sehen Benutzer nicht nur das Informations-Fragment, sondern auch den Zusammenhang zu Mitarbeitern, verwandten Themen, Aufgaben und dazugehörigen Formularen.

Aus diesem Grund lässt sich in IntelliEnterprise jede Information mit jeder weiteren Information verknüpfen. Kundendaten mit Dokumenten, mit Nachrichten, mit Kategorien, mit Web-Sites, mit Datenbanken, mit Blog-Einträgen, mit Mitarbeitern – einfach mit allem, was sinnvoll ist.

Mit Context eröffnet sich eine völlig neue Dimension im Intranet, die die starren Navigation Strukturen völlig übersteuern kann, ohne diese aufheben zu müssen. Selbstverständlich bleiben auch bei der Anzeige von Informationen im Context alle Berechtigungen intakt um Zugriffsberechtigungen einzuhalten.

Funktionen im Spotlight

Ich Möchte

‘Ich Möchte’ nutzt unsere einzigartige Task-basierete Navigation um Benutzer bei der Erledigung alltäglicher oder spezieller Aufgaben aktiv zu unterstützen. Der Benutzer tippt seinen Wunsch ein und der gesuchte Task wird geöffnet. Dieser enthält neben der Beschreibung alle wichtigen, weiterführenden Informationen, wie zum Beispiel Dokumente, Arbeitsanweisungen oder Policies, zu kontaktierende Mitarbeiter, Anwendungen oder Workflows. Wie ein Fahrplan leitet der Task den Benutzer an, seine Aufgabe systematisch und den Vorschriften entsprechend zu erledigen. Sehen Sie hier 100 Beispiele die Ihr Intranet produktiver machen

Metadaten

In IntelliEnterprise kann für Informationen eine eigene Taxonomie aufgebaut werden. Dies können zum Beispiel Tags (Schlagworte), Aufgaben, Pojektnamen, Standorte, Uhrzeit, Kalenderjahr, Kunden-Nummer, Profitcenter, Landessprache sein. Den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt. Für jedes Dokument können Meta-Daten (zusätzliche Dokumenteigenschaften) hinterlegen werden. Diese werden sowohl für die Kategorisierung als auch zum Filtern von Suchergebnissen genutzt und Verbessern das Auffinden von Dokumenten oder Bildern.

Context-Link

Normalerweise erlauben nur HTML-Dokumente Links zu anderen Dokumenten. Die meisten Informationen liegen jedoch als Datei vor oder befinden sich als Datensatz in Applikationen oder Datenbanken.

Solche Informationen konnten bisher nicht dynamisch miteinander verlinkt werden.In IntelliEnterprise gibt es diese Grenze nicht mehr. Content wächst zusammen durch neue bidirektionale Verlinkung. Diese sog. Context Links ermöglichen eine vielfältigere Struktur zwischen jeder Art von Information und bieten eine Alternative zu den starren Navigationspfaden im Intranet.

Kontaktperson / “Category Owner”

Jeder Kategorie kann eine Kontaktperson zugewiesen werden. Dieser Benutzer ist der ‘Verantwortliche’ und somit die erste Kontaktperson bei allen Fragen und Anregungen rund um den Content innerhalb seines Bereichs. Ein Portlet zeigt die Kontaktperson auf jeder Seite oder nur auf bestimmten Seiten. Dieses Feature hilft dabei, den richtigen Ansprechpartner schnell zu finden und leichter kontaktieren zu können.